Apa Itu Arsiparis Ahli Pertama? Ini 7 Gambaran Nyata Pekerjaannya

Jika Anda masih bertanya-tanya apa itu arsiparis ahli pertama dan seperti apa perannya di instansi pemerintah, Anda tidak sendirian. Banyak orang yang juga baru mengetahui nama formasi ini ketika ingin mendaftar CPNS.  

Arsiparis sendiri termasuk salah satu formasi yang paling rutin di buka oleh berbagai instansi dan menerima banyak rumpun jurusan. 

Jika Anda tertarik untuk mendaftar pada formasi ini, mari simak penjelasan berikut untuk tahu lebih detail tentang apa saja tugas dan tanggung jawabnya.  

Apa Itu Arsiparis Ahli Pertama?

Jadi, arsiparis ahli pertama adalah pegawai yang bertugas mengelola arsip di instansi pemerintah, baik di lembaga negara, pemerintah daerah, maupun perguruan tinggi negeri. 

Namun, perannya bukan sekadar “orang yang merapikan berkas”. Arsiparis bertanggung jawab memastikan dokumen penting negara tersimpan dengan aman, tertata, dan bisa digunakan saat dibutuhkan. 

Mereka terlibat langsung dalam proses pencatatan, pengelolaan, penyimpanan, sampai penyelamatan arsip yang bernilai penting.

Apalagi sekarang semuanya serba digital. Tanpa pengelolaan arsip yang baik, data bisa berantakan, dokumen sulit ditemukan, bahkan berpotensi menimbulkan masalah hukum. 

Itu sebabnya, arsiparis dibutuhkan oleh banyak sekali instansi di setiap pengadaan CPNS karena perannya memang sepenting itu. 

Umumnya, kualifikasi pendidikan arsiparis ahli pertama adalah minimal lulusan S1/D4, terutama dari bidang kearsipan atau jurusan relevan lainnya.

Tugas Arsiparis Ahli Pertama

Tugas pokok dan fungsi atau tupoksi arsiparis ahli pertama telah diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis. Berikut penjelasannya.

1. Menjaga Terciptanya Arsip dari Setiap Kegiatan

Salah satu tugas arsiparis ahli pertama adalah memastikan setiap kegiatan lembaga negara menghasilkan arsip yang terdokumentasi dengan baik. Setiap surat, laporan, keputusan, dan dokumen penting harus tercatat sesuai prosedur.

Tanpa pengawasan arsiparis, banyak dokumen berisiko hilang atau tidak terdokumentasi secara resmi. Hal ini bisa berdampak pada akuntabilitas lembaga di kemudian hari.

2. Menjamin Ketersediaan Arsip yang Autentik dan Terpercaya

Arsip yang baik bukan hanya tersimpan rapi, tetapi juga dapat dibuktikan keasliannya. 

Dalam hal ini, tugas arsiparis ahli pertama adalah menjaga agar arsip tetap autentik dan tidak mengalami perubahan yang tidak sah.

Keaslian arsip sangat penting karena sering digunakan sebagai alat bukti hukum. Jika arsip tidak terjamin keasliannya, maka keabsahannya bisa dipertanyakan.

3. Mengelola Arsip Secara Andal Sesuai Ketentuan

Pengelolaan arsip harus mengikuti standar dan peraturan yang berlaku. Oleh karena itu, arsiparis ahli pertama harus memastikan sistem penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip dilakukan sesuai prosedur.

4. Menjaga Keamanan dan Keselamatan Arsip

Arsip umumnya memuat informasi penting yang bersifat rahasia. Oleh karena itu, arsiparis ahli pertama juga harus bisa mengamankan arsip agar tidak diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

5. Menyelamatkan Arsip yang Bernilai Penting

Dalam kondisi tertentu, arsiparis bisa diminta mencari dan mengamankan arsip tertentu yang keberadaannya terancam atau belum tertata dengan baik. 

Misalnya ada arsip lama yang tercecer, atau ada instansi yang belum menyerahkan arsip penting ke lembaga kearsipan.

Penyelamatan arsip juga berkaitan dengan perlindungan hak keperdataan rakyat.  Contohnya hak atas tanah, hak waris, hak kepegawaian, dan sebagainya. 

Apabila arsipnya autentik dan tersimpan baik, hak itu bisa dibuktikan. Kalau arsipnya hilang, bisa timbul sengketa.

Jadi intinya, menyelamatkan arsip itu bukan sekadar menyimpan kertas lama, tapi menjaga bukti penting yang bisa memengaruhi hak orang dan kepentingan negara.

6. Menjaga Kelestarian Arsip sebagai Bukti Pertanggungjawaban

Menjaga kelestarian arsip maksudnya adalah bahwa arsiparis memastikan setiap dokumen penting tersimpan dengan baik, tidak rusak, dan tetap dapat digunakan meskipun sudah lama dibuat. 

Arsip adalah rekaman resmi atas kebijakan, keputusan, dan kegiatan yang pernah dilakukan oleh instansi pemerintah, jadi jika suatu saat muncul pertanyaan atau pemeriksaan, arsip inilah yang menjadi dasar untuk membuktikan bahwa suatu tindakan telah dilakukan sesuai aturan. 

7. Menyediakan Informasi untuk Meningkatkan Pelayanan Publik

Arsip yang tertata dengan baik akan sangat membantu instansi dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat secara cepat dan tepat. 

Ketika data tersimpan rapi, terklasifikasi dengan jelas, dan mudah ditemukan, proses pencarian informasi tidak memakan waktu lama. 

Namun, apabila arsip tidak terkelola dengan baik, proses pelayanan bisa terhambat karena dokumen sulit ditemukan, data tidak lengkap, atau informasi tidak sinkron. Kondisi seperti ini berpotensi menimbulkan keluhan bahkan sengketa. 

Jika Anda semakin tertarik untuk memilih formasi ini setelah memahami apa itu arsiparis ahli pertama dan rincian tugasnya, maka hal yang harus Anda lakukan selanjutnya adalah mempersiapkan diri menghadapi seleksi CPNS. 

Namun, daripada belajar sendiri lalu bingung harus mulai sampai tidak mulai-mulai, lebih baik Anda mengikuti kursus CPNS di ASN Institute.

Anda akan mempelajari pola soal TIU, TWK, dan TKP secara runtut, memahami teknik menjawab soal dengan cepat dan tepat, serta berlatih menggunakan simulasi CAT yang dibuat menyerupai sistem ujian resmi. 

Dengan cara ini, Anda tidak hanya memahami materi, tetapi juga terbiasa dengan tekanan waktu saat mengerjakan soal.

Jadi, jangan tunda-tunda! Persiapkan diri Anda menghadapi tes CPNS bersama ASN Institute sekarang!

Penutup

Kalau Anda merasa punya ketelitian tinggi dan suka hal yang rapi, formasi arsiparis ahli pertama akan sangat cocok dan layak untukAnda perjuangkan.

Prosesnya memang tidak instan. Anda harus belajar, memahami materinya, dan siap bersaing di seleksi. Tapi jangan jadikan itu alasan untuk ragu. Semua orang yang lolos juga memulai dari titik yang sama: belajar dari nol dan terus memperbaiki diri.

Jadi, mulai saja dari sekarang. Bangun kebiasaan belajar, jaga kesehatan, atur waktu dengan baik, dan perbaiki mindset.

Jika Anda mau berproses dengan serius, memperbaiki diri sedikit demi sedikit, dan tetap konsisten sampai akhir, peluang itu selalu ada. Tetap semangat dan semoga sukses!

Sumber referensi: 

https://peraturan.bpk.go.id/Details/132766/permen-pan-rb-no-48-tahun-2014