Seleksi Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) untuk jabatan Arsiparis, baik Ahli Pertama maupun Terampil, menjadi salah satu formasi yang banyak diminati.
Persaingan yang ketat menuntut persiapan yang matang dari para pelamar. Salah satu kunci sukses dalam seleksi PPPK Arsiparis adalah dengan memahami dan berlatih mengerjakan soal PPPK Arsiparis.
Artikel ini akan memberikan gambaran mengenai materi soal PPPK Arsiparis, dilengkapi dengan contoh soal PPPK Arsiparis dan kunci jawabannya.
Dengan mempelajari contoh-contoh soal ini, diharapkan Anda dapat lebih siap menghadapi seleksi kompetensi teknis PPPK Arsiparis.
Materi Soal PPPK Arsiparis Apa Saja yang Diujikan?
Berdasarkan KemenPAN-RB Nomor 347 Tahun 2024, materi seleksi kompetensi teknis PPPK bertujuan untuk menilai penguasaan pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang spesifik berkaitan dengan bidang jabatan, dalam hal ini, bidang kearsipan.
Secara umum, materi soal PPPK Arsiparis akan menguji pengetahuan dan pemahaman pelamar mengenai:
- Konsep Dasar Kearsipan: Pengertian arsip, jenis-jenis arsip (arsip dinamis, arsip statis, arsip vital, dll.), siklus hidup arsip, nilai guna arsip, dan istilah-istilah penting dalam kearsipan.
- Pengelolaan Arsip Dinamis: Penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip (termasuk jadwal retensi arsip), dan alih media arsip.
- Pengelolaan Arsip Statis: Akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis, dan akses arsip statis.
- Pembinaan Kearsipan: Penyelenggaraan kearsipan di tingkat nasional, provinsi, kabupaten/kota, dan unit kerja.
- Sistem Kearsipan Nasional (SKN) dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN): Pemahaman mengenai sistem dan jaringan informasi kearsipan yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
- Peraturan Perundang-undangan tentang Kearsipan: Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah, dan peraturan terkait lainnya.
- Standar Kearsipan: Standar Nasional Indonesia (SNI) terkait kearsipan.
- Teknologi Informasi: Untuk arsiparis ahli pertama, menguasai software untuk arsip.
Untuk Arsiparis Ahli Pertama, materi soal PPPK Arsiparis Ahli Pertama akan lebih mendalam dan kompleks dibandingkan dengan Arsiparis Terampil. Kisi kisi soal PPPK Arsiparis Ahli Pertama biasanya mencakup:
- Manajemen arsip dinamis yang lebih advance.
- Analisis nilai guna arsip.
- Penyusunan instrumen kearsipan (tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, dll.).
- Perencanaan dan pelaksanaan program kearsipan.
- Evaluasi dan pengembangan sistem kearsipan.
- Penggunaan teknologi informasi dalam pengelolaan arsip.
Contoh Soal PPPK Arsiparis dan Kunci Jawaban
Berikut adalah beberapa contoh soal PPPK Arsiparis (untuk tingkat Terampil dan Ahli Pertama), beserta kunci jawabannya:
Contoh Soal 1 untuk Arsiparis Terampil:
1. Dalam sistem pengarsipan elektronik, pengindeksan memainkan peran penting dalam memastikan dokumen dapat ditemukan dengan cepat dan efisien.
Namun, dalam lingkungan digital yang terus berkembang, tantangan seperti keamanan data, keterjangkauan, dan integrasi dengan sistem lain menjadi faktor yang perlu diperhitungkan.
Bagaimana organisasi dapat mengembangkan sistem pengindeksan yang efektif dalam pengarsipan elektronik untuk meningkatkan efisiensi pencarian dokumen?
A. Menggunakan kombinasi metadata yang mencakup kata kunci, kategori, dan tanggal pembuatan dokumen
B. Mengandalkan satu jenis pengkodean numerik untuk semua jenis dokumen tanpa mempertimbangkan variabel lainnya
C. Menyimpan semua dokumen dalam satu direktori besar tanpa sistem kategorisasi yang jelas
D. Menggunakan metode pengindeksan manual tanpa memanfaatkan teknologi pencarian berbasis AI
E. Hanya mengandalkan pencarian berbasis nama file tanpa metadata tambahan
Pembahasan Soal PPPK 1:
Jawaban tepat adalah opsi A (Menggunakan kombinasi metadata yang mencakup kata kunci, kategori, dan tanggal pembuatan dokumen).
Sistem pengindeksan yang efektif dalam pengarsipan elektronik harus mampu memberikan kemudahan dalam pencarian dan pengelolaan dokumen.
Dengan menggunakan metadata yang mencakup kata kunci, kategori, dan tanggal pembuatan dokumen, organisasi dapat meningkatkan kecepatan pencarian dan akurasi hasil pencarian.
Mengandalkan satu jenis pengkodean numerik (opsi B) kurang fleksibel dalam pengelompokan dokumen yang beragam. Menyimpan semua dokumen dalam satu direktori besar (opsi C) tanpa sistem kategorisasi akan memperlambat proses pencarian.
Metode pengindeksan manual tanpa AI (opsi D) kurang efisien dalam skala besar. Hanya mengandalkan pencarian berbasis nama file (opsi E) bisa menjadi tidak efektif jika nama file tidak cukup deskriptif.
Contoh Soal 2 untuk Arsiparis Terampil:
2. Dalam sebuah pameran arsip bertema “Perjalanan Sejarah Administrasi Publik di Indonesia”, penyelenggara pameran diminta untuk menyusun katalog pameran yang informatif dan sesuai standar kearsipan. Berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 23 Tahun 2017, informasi apa saja yang wajib dimuat dalam katalog pameran?
A. Informasi singkat mengenai tematik pameran untuk memberikan gambaran umum kepada pengunjung
B. Materi dan uraian informasi dari setiap arsip yang dipamerkan agar mudah dipahami
C. Nomor arsip dan lokasi penyimpanan arsip untuk memudahkan aksesibilitas lebih lanjut
D. Tahun dan sumber arsip sebagai referensi keaslian dan konteks sejarah dokumen
E. Semua benar
Pembahasan Soal PPPK 2:
Jawaban yang paling tepat adalah E. (semua benar) Berdasarkan Peraturan ANRI Nomor 23 Tahun 2017 tentang standar kualitas hasil kerja pejabat fungsional arsiparis, katalog atau display pameran harus mencakup beberapa elemen penting, yaitu uraian tematik pameran, deskripsi setiap arsip, nomor arsip dan lokasinya, serta tahun dan sumber arsip.
Informasi ini penting untuk memberikan gambaran komprehensif kepada pengunjung tentang isi dan konteks sejarah arsip yang dipamerkan.
Katalog juga dapat disajikan dalam berbagai bentuk, seperti brosur, leaflet, atau pamflet untuk meningkatkan aksesibilitas. Oleh karena itu, jawaban yang paling tepat adalah opsi E. Semua benar.
Contoh-contoh soal PPPK Arsiparis di atas hanyalah sebagian kecil dari kemungkinan soal yang akan muncul dalam seleksi kompetensi teknis. Untuk hasil maksimal, pelajarilah materi secara komprehensif.
